Sur Welcome Spaces, nous prenons très au sérieux la protection de l'identité et des informations personnelles de nos utilisateurs et des visiteurs de notre site web. La plupart d'entre nous n'étant pas des juristes, nous nous sommes efforcés d'expliquer - clairement et en langage simple - ce que nous faisons, quelles informations nous recueillons et pourquoi, afin que vous puissiez utiliser en toute confiance notre site web. Welcome Spaces.
Si quelque chose n'est pas clair, n'hésitez pas à nous contacter. Nous espérons sincèrement que les informations ci-dessous vous aideront à mieux comprendre nos pratiques en matière de protection de la vie privée, ce à quoi vous consentez et comment nous fonctionnons.
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Dernière mise à jour : [14 avril 2022]
La présente politique de confidentialité s'applique à toutes les données personnelles traitées (ce qui peut inclure la collecte, l'organisation, la structuration, le stockage, l'utilisation ou la divulgation) par Welcome Spaces Technologies (8422494 Canada Inc, ci-après "WST" ou "nous/notre") par le biais de son site web à l'adresse https://www.welcomespaces.io/ (le "Site") ou de son application web à l'adresse https://www.welcomespaces.io/en/app-login (l'"Application") (le Site et l'Application collectivement, la "Plateforme") et autrement traitées par nous dans le contexte des services que nous offrons par le biais de ou en relation avec la Plateforme ("Services"), y compris les interactions avec les utilisateurs en dehors de la Plateforme (par exemple, les demandes de service client, etc.).
Notre traitement des renseignements personnels peut inclure la collecte, l’organisation, le stockage, l’utilisation ou la divulgation dans le cadre des services de la Plateforme (les Services) incluant les utilisateurs externes de la Plateforme.
Quiconque utilise la Plateforme est considéré consentir au traitement de ses renseignements personnels selon les termes de la Politique. Toute personne qui n’accepte pas les termes de la Politique doit cesser l’utilisation de la Plateforme et les Services.
La Plateforme permet aux utilisateurs d’établir un espace digital privé afin de collaborer avec leurs clients ou fournisseurs (Espace). Une fois connectés à l’Espace, les participants peuvent communiquer directement dans une salle de conférence virtuelle et échanger divers types de renseignements tels que des informations, des fichiers, des documents, des photos, des vidéos et autres types de médias, des liens webs, des notes, des commentaires, des messages, etc ( Contenu). Le Contenu échangé dans l’Espace est classé dans l’Espace et demeure accessible au participant de l’Espace.
Dans ce contexte, nous traitons plusieurs types d’informations et renseignements, incluant des renseignements pouvant identifier une personne physique, que ce soit de manière directe ou indirecte (Renseignement Personnel).
Les Renseignements Personnels peuvent concerner les utilisateurs qui créent un compte pour accéder à la Plateforme (Utilisateur Titulaire De Licence) ou les utilisateurs qui se joignent à la Plateforme sans créer de compte (Utilisateur Sans Licence). Un Utilisateur Sans Licence peut être un individu qui utilise la Plateforme pour participer à un appel conférence sans créer un compte ou un utilisateur qui visite notre site web. Des Renseignements Personnels de personnes qui ne sont pas des Utilisateurs peuvent faire partie du Contenu que les Utilisateurs partagent sur la Plateforme. Pour fins de la Politique, les Utilisateurs Titulaires De Licence et les Utilisateurs Sans Licence sont considérés comme étant des Utilisateurs.
Nous traitons plusieurs types de données lorsqu’une personne accède à la Plateforme ou utilise les Services. Certaines données peuvent être des renseignements personnels.
Lorsqu’un Utilisateur Titulaire De Licence s’inscrit à la Plateforme, nous créons un compte sur nos serveurs (Compte) pour lui donner accès à la Plateforme et aux Services selon les termes de la licence choisie. Pour ce faire, nous obtenons et traitons diverses informations telles que le nom, prénom et adresse courriel. D’autres informations peuvent être fournies telles que des images (photo, profil), le nom de la compagnie et le rôle occupé.
Par ailleurs, avant d’accéder à un appel conférence sur la Plateforme, l’Utilisateur doit fournir son prénom et son adresse courriel afin de valider que seules les personnes invitées à l’appel peuvent y accéder.
Lorsqu’un utilisateur accède à la Plateforme nos serveurs collectent les informations du système d’opération de l’appareil et du navigateur utilisés pour se connecter, l’adresse IP, le moment et la durée de l’activité sur la Plateforme. Ces données sont utilisées pour rendre les Services plus efficients et plus pertinents pour les utilisateurs.
Nous enregistrons automatiquement diverses données provenant des interactions des Utilisateurs avec la Plateforme telles que : les adresses IP, le type de navigateur, le fournisseur de service internet (ISP), le système d’opération et les données d’utilisation (les pages visitées, le Contenu accédé et le chemin parcouru sur la Plateforme, l’historique de recherche de mots clés et les actions telles que l’accès au fichier, la création, la modification et le partage de fichiers, etc.) Ces informations servent à analyser les tendances d’utilisation de la Plateforme et des Services afin d’optimiser l’expérience utilisateur et pour fournir aux Utilisateurs Titulaires De Licences une information contextuelle pertinente de leur utilisation des Services et de l’accès à leur Contenu et son utilisation.
Ces cookies sont nécessaires au fonctionnement de notre site web et ne peuvent être désactivés. Ils sont typiquement utilisés en réponse aux demandes de services d’un Utilisateur, telles que sa préférence en matière de confidentialité, les identifiants de connexion au site, les informations d’un formulaire. L’utilisateur peut régler son navigateur afin de bloquer ces cookies ou l’alerter de leur présence mais ceci empêchera le fonctionnement de certaines parties du site web. Ces cookies n’accumulent pas d’informations personnelles.
Ces cookies sont nécessaires au fonctionnement du site web et ne peuvent pas être désactivés dans nos systèmes. Ils ne sont généralement installés qu'en réponse à des actions de votre part qui équivalent à une demande de services, comme le réglage de vos préférences en matière de confidentialité, la connexion ou le remplissage de formulaires. Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu'il bloque ces cookies ou vous alerte à leur sujet, mais certaines parties du site ne fonctionneront alors pas. Ces cookies ne stockent pas d'informations permettant de vous identifier personnellement.
Ces cookies permettent à notre site web de compter les visiteurs et comprendre d’où ils proviennent afin d'améliorer la performance du site. Ils permettent d’identifier les pages du site web qui sont les plus populaires et les moins populaires afin d'améliorer l’expérience de navigation des visiteurs. L’information obtenue de ces cookies est anonyme. Si un visiteur bloque l’utilisation de ces cookies, nous ne saurons pas lorsqu’il a visité le site web et ne pourrons plus surveiller la performance du site.
Ces cookies permettent au site web de personnaliser l’expérience du visiteur et de lui offrir des meilleures fonctionnalités. Ils peuvent être mis en place par Welcome Spaces ou par des fournisseurs externes qui fournissent des services que nous avons intégré au site. Si le visiteur bloque ces témoins, ces services peuvent ne pas fonctionner tel que prévu.
Nous n'utilisons pas de cookies tiers (c'est-à-dire des cookies définis par et accessibles à des entités autres que nous) à des fins de publicité et de marketing.
La Plateforme peut gérer les informations suivantes pour le compte des Utilisateurs Titulaires De Licence
Contacts: L’Utilisateur Titulaire De Licence peut lier son carnet d’adresse virtuel à son compte. La Plateforme traite les informations des contacts tels que le nom, prénom, adresse courriel afin de faciliter les invitations à un espace de la Plateforme. Seuls les contacts sélectionnés sont ajoutés à nos bases de données.
Calendrier: L’utilisateur Titulaire De Licence peut lier son calendrier virtuel à son compte. La Plateforme traite les informations du calendrier telles que les dates et la durée prévue des événements, afin de communiquer la disponibilité aux contacts de l’Utilisateur Titulaire De Licence. Seuls les calendriers sélectionnés sont ajoutés à nos bases de données.
Dans le cadre de l’exécution des Services, la Plateforme enregistre et traite le Contenu qui est créé par un Utilisateur sur un Espace de la Plateforme ou qui est téléchargé ou partagé par un Utilisateur sur un Espace de la Plateforme (via une vidéo-conférence par exemple). Seuls les Utilisateurs autorisés ont accès au Contenu. Les Utilisateurs autorisés sont ceux qui ont l’accès à l’Espace en question ou qui ont été invités à participer à une vidéo-conférence dans l’Espace dans laquelle le Contenu est accessible. Ces autorisations sont gérées par l’administrateur de l’Espace ou de la vidéo-conférence en question.
Bien que les Contacts, Calendriers et Contenus (Données des Utilisateurs Titulaires De Licence) peuvent contenir des renseignements personnels de divers individus, tous les Espaces dans lesquels ils se trouvent sont privés. Nous agissons en tant que fournisseur de service et processeur de données qui sont accumulées et créées par les utilisateurs indépendamment de nous et qui sont ensuite partagées, téléchargées et stockées sur la Plateforme à leur discrétion. Nous n’avons aucun contrôle sur ces données et leur utilisation et nous n’enquêtons pas sur celles-ci.
Une entente séparée (Licence d’utilisation de la Plateforme) gère l’accès, l’utilisation et la performance des Services, incluant le traitement des Données des Utilisateurs Titulaires De Licence. L’Utilisateur Titulaire De Licence contrôle les Espaces créées sur son instance de la Plateforme, incluant les vidéoconférences ainsi que les Données des Utilisateurs Titulaires De Licence, incluant tout Contenu fourni par d’autres Utilisateurs. Pour toute question ou demande concernant les réglages de confidentialité et autres pratiques d’un Espace, il faut contacter l’Utilisateur Titulaire de Licence qui le contrôle.
Les paiements pour les licences sont effectués par carte de crédit et sont traités par un fournisseur externe qui est le seul à avoir accès aux informations relatives à ces transactions.
L'utilisation et le transfert des informations reçues des API de Google vers toute autre application par WelcomeSpaces respecteront les règles relatives aux données des utilisateurs des services API de Google, y compris les conditions d'utilisation limitée.
Nous utilisons des services d'analyse tiers pour mieux comprendre l'utilisation que vous faites de nos services. En particulier, nous fournissons une quantité limitée de vos informations (telles que la date d'inscription et certaines informations personnelles comme votre adresse électronique) à Intercom, Inc. ("Intercom") et utilisons Intercom pour collecter des données à des fins d'analyse lorsque vous visitez notre site web ou utilisez notre produit. En tant que responsable du traitement des données agissant en notre nom, Intercom analyse votre utilisation de notre site web et/ou de notre produit et suit notre relation au moyen de cookies et de technologies similaires afin d'améliorer le service que nous vous offrons. Pour plus d'informations sur l'utilisation des cookies par Intercom, veuillez consulter le site https://www.intercom.com/fr/terms-and-policies#cookie-policy. Nous pouvons également utiliser Intercom comme moyen de communication, soit par courrier électronique, soit par le biais de messages au sein de nos produits. Les produits Intercom Messenger Apps et Apps in Inbox peuvent également vous permettre d'accéder à des applications tierces telles que Stripe. Vous devez consulter les avis de confidentialité de ces tiers pour plus d'informations sur l'utilisation qu'ils font de vos données personnelles. Dans le cadre de nos contrats de service, Intercom recueille des informations sociales et de contact accessibles au public vous concernant, telles que votre adresse électronique, votre sexe, votre entreprise, votre fonction, vos photos, l'URL de votre site web, votre nom sur les réseaux sociaux et votre adresse physique, afin d'améliorer votre expérience en tant qu'utilisateur. Pour plus d'informations sur les pratiques d'Intercom en matière de protection de la vie privée, veuillez consulter le site https://www.intercom.com/fr/terms-and-policies#privacy. Les services d'Intercom sont régis par les conditions d'utilisation d'Intercom, qui peuvent être consultées à l'adresse https://www.intercom.com/fr/terms-and-policies#terms. Si vous souhaitez refuser que ces informations soient collectées par Intercom ou lui soient soumises, veuillez nous contacter.
Les Renseignements Personnels sont utilisés pour fins d’affaires légitimes et pour les opérer la Plateforme et fournir les Services, ce qui inclut:
Les Renseignements Personnels seront partagés selon les principes énoncés dans la présente politique. Nous ne partagerons pas les renseignements personnels avec des tiers sans le consentement de l’individu concerné à moins qu’une loi l’exige ou le permette.
Nos Services peuvent divulguer des informations telles que votre nom, votre photo de profil et votre adresse courriel aux autres utilisateurs via votre profil d’utilisateur ou vos notifications de partage.
Les renseignements personnels sont accessibles à nos dirigeants et certains de nos employés qui n’accèderont à ces renseignements que selon les termes de la présente politique.
Les renseignements personnels peuvent être transférés à certains tiers qui nous fournissent des services, tel que le stockage infonuagique (voir la section Stockage et rétention de données personnelles). Ces fournisseurs sont sujets à des ententes et des restrictions gouvernant leur utilisation des renseignements personnels auxquels ils ont accès. Ces fournisseurs ne sont pas autorisés à utiliser ou divulguer ces renseignements à des fins autres que les services qu’ils nous rendent, selon les termes de la présente politique et sujet aux lois en vigueur.
Si Technologies Welcome Spaces envisage ou entreprend un transaction de fusion, d’acquisition, de dissolution, de restructuration ou de réorganisation de ses affaires, une vente de ses opérations, actifs ou actions, une transaction de financement, une offre public d’actions, une faillite, une protection de ses créanciers, ou tout autre arrangement similaire, il est possible que nous divulguons certains renseignements personnels à des tiers dans le cadre d’une telle opération. Ces tiers seront sujets à une entente de non-divulgation, à la présente politique et aux lois en vigueur.
Certains renseignements personnels peuvent être divulgués sans consentement à des tiers suite à une décision émanant d'un tribunal de toute autorité judiciaire ou administrative compétente ou si la loi en vigueur nous le permet expressément (par exemple suite à un mandat de perquisition, une ordonnance d’un tribunal, un subpoena ou toute autre procédure légale obligatoire).
Nous pouvons divulguer des renseignements personnels dans la mesure où il est raisonnable de considérer que cette divulgation est nécessaire à la protection des droits, de la propriété et de la sécurité de Technologies Welcome Spaces, de nos employés ou des tiers ou pour assurer le respect des obligations des utilisateurs envers nous.
Nos serveurs sont hébergés par Amazon Web Services (AWS) et les renseignements personnels sont stockés au Canada. Certains renseignements personnels peuvent être traités au Canada, aux États-Unis ou dans d’autres juridictions ailleurs dans le monde. Nous mettons en place les mesures nécessaires pour assurer que les renseignements personnels sont traités selon les termes de cette politique et des lois en vigueur.
Nous conservons l’information et le Contenu que les utilisateurs déposent sur la Plateforme et nous ont fournis dans l’exécution des Services au cours de la période où la licence est en vigueur ou si nous devons fournir les services suite à l’expiration de la licence si les Espaces et les appels vidéos qui contiennent l’information et le Contenu existent encore. Lorsqu’un Utilisateur Titulaire de Licence efface son compte nous effaçons normalement les informations du compte après un délai de 30 jours bien qu’il puisse y avoir une période de latence avant que l’information soit effacée de tous les serveurs et le stockage de sauvegarde. Nonobstant ce qui précède, nous pouvons garder certaines informations, incluant des renseignements personnels, afin de respecter nos exigences légales, résoudre des disputes ou assurer le maintien de nos contrats.
Les utilisateurs peuvent accéder, modifier, télécharger et effacer les renseignements personnels qui sont inscrits à leur compte en se connectant à leur compte et en accédant à la page des réglages. Les utilisateurs peuvent aussi consulter les Espaces qu’ils gèrent et peuvent accéder, éditer, télécharger et effacer le contenu à leur discrétion.
Par ailleurs, sujet à certaines limites et conditions imposées par les lois en vigueur, les utilisateurs peuvent :
Ces droits peuvent être exercés à partir de l’interface du compte ou en nous contactant. Il est possible que l’effacement des renseignements personnels ou la révocation du consentement de les traiter fait en sorte que nous ne pouvons plus fournir les Services ou nous obliger à terminer les Services.
Nous pouvons vérifier l’identité de la personne qui vise à exercer ses droits à la confidentialité. L’information obtenue pour cette vérification ne sera conservée que pour ces fins.
Nous pouvons réviser cette Politique de temps en temps pour qu’elle reflète les changements de nos pratiques de confidentialité et de notre traitement de renseignements personnels. À moins d’avis contraire, ces révisions sont en vigueur au moment où elles sont publiées. Si une modification a un impact significatif sur les droits à la confidentialité, nous aviserons les Utilisateurs Titulaires de Licence via l’adresse courriel associée à leur compte afin de leur présenter la Politique de Confidentialité amendée avant qu’elle entre en vigueur.
Le traitement de renseignements personnels peut être sujet aux lois applicables de diverses juridictions. Sous réserves de lois ou règlements supérieurs, cette Politique fait partie de notre Licence d’Utilisation de la Plateforme et toutes les questions afférentes sont régies par les lois de la province du Québec et les lois du Canada.
Pour toute question concernant cette Politique de Confidentialité ou nos pratiques de confidentialité, ou pour exercer vos droit à confidentialité, contactez nous à support@welcomespaces.io.